Tin tức › Kho vận
Kho sắp hết hàng mà không ai báo: mức tồn tối thiểu
ZONO · 25/10/2026 · 7 phút đọc
Ý chính
- Mức tồn kho tối thiểu là ngưỡng đặt hàng trước khi kệ kho chạm đáy — không có ngưỡng này, việc đặt hàng phụ thuộc vào việc ai đó tình cờ thấy kệ trống.
- Kho hay hết hàng bất ngờ vì không ai chịu trách nhiệm nhìn số tồn, đặt hàng khi đã hết thay vì khi sắp hết, và số tồn trên sổ khác số tồn thật.
- Cách tính 4 bước: lượng bán trung bình mỗi ngày, nhân với thời gian chờ hàng về, cộng thêm lượng dự phòng cho ngày giao trễ hoặc bán đột biến, rồi rà lại mức mỗi tháng.
- Trên ZONO, phiếu nhập và phiếu xuất cùng tồn kho theo lô cho số tồn có căn cứ từ chứng từ; hàng về nhập kho theo đơn mua để đối chiếu trước khi chốt công nợ.
Mức tồn kho tối thiểu là con số báo trước cho doanh nghiệp biết lúc nào phải đặt hàng, trước khi kệ kho chạm đáy. Nhiều doanh nghiệp thương mại và phân phối vẫn vận hành kho theo cảm giác: thấy kệ còn hàng thì yên tâm, đến lúc khách đặt đơn lớn mới phát hiện mặt hàng chủ lực đã hết. Kho hết hàng không chỉ mất một đơn hàng, mà còn khiến khách quay sang nơi khác và khiến lịch giao hàng sau đó bị xáo trộn.
Bài viết chỉ ra vì sao kho hay hết hàng bất ngờ, cách tính mức tồn kho tối thiểu trong 4 bước và cách theo dõi mức tồn đó trên một hệ thống chung.
Vì sao kho hay hết hàng bất ngờ?
Trả lời thẳng: vì kho không có một ngưỡng đặt hàng rõ ràng, nên việc đặt hàng phụ thuộc vào việc ai đó tình cờ nhìn thấy kệ trống.
Không ai chịu trách nhiệm nhìn số tồn. Thủ kho lo xuất nhập hàng trong ngày, kinh doanh lo bán hàng, chủ doanh nghiệp lo tiền và khách. Số tồn của từng mặt hàng không thuộc về một người cụ thể, nên không ai có nhiệm vụ báo khi một mặt hàng xuống thấp.
Đặt hàng khi đã hết, không phải khi sắp hết. Khi không có mức tồn tối thiểu, tín hiệu đặt hàng duy nhất là kệ trống hoặc khách hỏi mà không có hàng giao. Lúc đó doanh nghiệp mới liên hệ nhà cung cấp, chờ báo giá, chờ duyệt, chờ giao hàng. Khoảng trống giữa lúc hết hàng và lúc hàng mới về chính là khoảng thời gian mất doanh thu, và càng bán chạy thì khoảng trống đó càng đắt.
Số tồn trên sổ khác số tồn thật. Hàng xuất lẻ không ghi phiếu, hàng đổi trả chưa nhập lại, hàng hỏng chưa trừ khỏi sổ — mỗi sai lệch nhỏ cộng dồn thành một bức tranh sai. Chủ doanh nghiệp nhìn sổ thấy còn hàng nên không đặt thêm, đến lúc kiểm kho mới biết số thật đã về không từ lâu.
Tính mức tồn kho tối thiểu trong 4 bước
Trả lời thẳng: mức tồn kho tối thiểu bằng lượng hàng bán ra trong thời gian chờ hàng mới về, cộng thêm một phần dự phòng cho những ngày bán chạy hơn bình thường.
Bước 1: Tính lượng bán trung bình mỗi ngày. Lấy số lượng bán ra của mặt hàng trong 30 ngày gần nhất chia cho 30. Mặt hàng bán đều thì dùng số trung bình là đủ; mặt hàng bán theo mùa thì tính riêng cho từng giai đoạn, không lấy trung bình cả năm áp cho mùa cao điểm.
Bước 2: Tính thời gian chờ hàng về. Thời gian chờ hàng là số ngày từ lúc đặt hàng đến lúc hàng nhập kho sẵn sàng bán, gồm thời gian nhà cung cấp xác nhận, thời gian giao hàng và thời gian kiểm hàng nhập kho. Nhiều doanh nghiệp chỉ tính thời gian giao hàng mà quên thời gian duyệt đơn và kiểm hàng, nên hàng về muộn hơn dự tính vài ngày.
Bước 3: Cộng thêm lượng dự phòng. Lượng dự phòng là lượng hàng đủ bán trong những ngày nhà cung cấp giao trễ hoặc khách đặt đột biến. Một cách tính đơn giản: lấy lượng bán trung bình mỗi ngày nhân với số ngày trễ thường gặp nhất.
Bước 4: Ghi mức tồn tối thiểu cho từng mặt hàng và rà lại mỗi tháng. Mặt hàng bán chạy lên thì mức phải tăng theo; mặt hàng bán chậm lại thì mức phải giảm xuống để khỏi chôn vốn vào hàng tồn. Cuối mỗi tháng, thủ kho rà lại một lượt: mặt hàng nào đã chạm mức tối thiểu mà chưa có đơn mua thì lập đơn mua ngay, mặt hàng nào tồn cao quá mức thì dừng đặt thêm.
Ví dụ cách tính: một mặt hàng bán trung bình 10 cái mỗi ngày, thời gian chờ hàng về là 5 ngày, dự phòng thêm 2 ngày bán. Mức tồn kho tối thiểu là 10 nhân với 7, bằng 70 cái. Khi số tồn của mặt hàng này xuống còn 70, doanh nghiệp đặt hàng ngay, và trong 5 đến 7 ngày chờ hàng về, lượng hàng còn lại vừa đủ bán mà không bị đứt đoạn.
Mức tồn tối thiểu chạy đều trên ZONO
Quy trình trên chỉ chạy đều khi số tồn của mọi mặt hàng đều nhìn thấy ở một nơi và mọi lần nhập xuất đều được ghi nhận. Trên ZONO, phân hệ Sản phẩm và Kho quản lý danh mục hàng hóa cùng phiếu nhập và phiếu xuất, tồn kho được theo dõi theo lô, nên số tồn của từng mặt hàng luôn có căn cứ từ chứng từ chứ không phải từ trí nhớ.
Khi thủ kho rà tồn kho định kỳ, mặt hàng nào xuống tới mức tồn tối thiểu sẽ được phát hiện trước khi hết hàng. Từ đó, doanh nghiệp lập đơn mua gắn với nhà cung cấp và hợp đồng mua, đơn mua đi qua bước duyệt trước khi gửi đi, và khi hàng về thì nhập kho theo đơn mua để đối chiếu đủ hàng, đúng quy cách trước khi chốt công nợ. Hàng nhập theo đúng lô giúp tồn kho theo lô phản ánh đúng số thật, và lần kiểm kê kho cuối tháng sau đó chỉ còn là việc đối chiếu.
Kho hết hàng bất ngờ hiếm khi là lỗi của một người. Nó là lỗi của một quy trình thiếu ngưỡng báo trước. Đặt mức tồn kho tối thiểu cho từng mặt hàng, rà tồn định kỳ và đặt hàng ngay khi chạm mức — ba việc đó đủ để doanh nghiệp không còn mất đơn chỉ vì kệ kho trống. Đăng ký dùng thử miễn phí 3 tháng tại zono.vn.
Hỏi đáp
Mức tồn kho tối thiểu là gì?
Là số lượng thấp nhất của một mặt hàng mà khi số tồn chạm tới đó, doanh nghiệp phải đặt hàng ngay. Mức này bằng lượng bán trong thời gian chờ hàng về cộng thêm lượng dự phòng cho ngày giao trễ hoặc bán đột biến.
Mức tồn kho tối thiểu nên rà lại bao lâu một lần?
Rà lại mỗi tháng một lần. Mặt hàng bán chạy lên thì mức phải tăng theo, mặt hàng bán chậm lại thì mức phải giảm xuống để khỏi chôn vốn vào hàng tồn, và mặt hàng đã chạm mức mà chưa có đơn mua thì lập đơn mua ngay.
Vì sao số tồn trên sổ thường khác số tồn thật?
Vì hàng xuất lẻ không ghi phiếu, hàng đổi trả chưa nhập lại và hàng hỏng chưa trừ khỏi sổ. Mỗi sai lệch nhỏ cộng dồn thành bức tranh sai, khiến chủ doanh nghiệp tưởng còn hàng nên không đặt thêm cho đến khi kiểm kho mới phát hiện.
Dùng ZONO để theo dõi mức tồn kho tối thiểu thì bắt đầu từ đâu?
Ghi nhận mọi lần nhập và xuất qua phiếu nhập, phiếu xuất trên phân hệ Sản phẩm và Kho để số tồn theo lô luôn có căn cứ từ chứng từ, rà tồn kho định kỳ để phát hiện mặt hàng chạm mức tối thiểu, rồi lập đơn mua gắn với nhà cung cấp và hợp đồng mua qua bước duyệt trước khi gửi đi.