Tin tức › Kho vận

Đơn vị tính hàng hóa sai: nhập thùng, bán cái, kho lệch

ZONO · 31/10/2026 · 7 phút đọc

Ý chính
Đơn vị tính hàng hóa làm kho lệch khi một mặt hàng có hai đơn vị — nhập thùng, bán chai — mà không có bảng quy đổi chuẩn dùng chung cho cả công ty.
Bốn nguyên nhân chính: không có quy đổi chuẩn; ghi nhầm đơn vị trên phiếu nhập, phiếu xuất; xuất lẻ không qua phiếu; mỗi bộ phận một cách ghi.
Quy trình 4 bước áp dụng ngay: khai báo đơn vị tính và bảng quy đổi cho từng mặt hàng; mọi phiếu đều ghi rõ số lượng kèm đơn vị; kiểm kê định kỳ và đối chiếu theo đơn vị cơ bản; phân quyền duyệt phiếu và ghi nhật ký thao tác.
ZONO - Vận Hành Tinh Gọn tự động phần nặng nhất: danh mục hàng hóa có đơn vị tính, phiếu nhập và phiếu xuất ghi rõ đơn vị, tồn kho theo lô FIFO, nhập kho từ hóa đơn mua, người lập không tự duyệt, nhật ký thao tác đầy đủ.

Nếu công ty nhập hàng bằng thùng nhưng bán lẻ bằng chai, mà sổ kho chỉ ghi một con số duy nhất, thì tồn kho trên sổ lệch khỏi kho thật chỉ là chuyện sớm hay muộn — không phải chuyện có hay không. Cách duy nhất để hết lệch: mỗi mặt hàng có một bảng quy đổi đơn vị tính chuẩn dùng chung cho cả công ty, và mọi phiếu nhập, phiếu xuất đều ghi rõ số lượng kèm đơn vị tính của chính nó.

Bài này chỉ ra 4 nguyên nhân khiến đơn vị tính hàng hóa làm kho lệch, và quy trình 4 bước chuẩn hóa đơn vị tính áp dụng được ngay kể cả khi chưa có phần mềm.

Vì sao đơn vị tính làm kho lệch

Kho lệch vì đơn vị tính không phải do thủ kho ẩu, mà do cả công ty chưa thống nhất một cách ghi. Bốn nguyên nhân phổ biến nhất:

1. Một mặt hàng, hai đơn vị, không có quy đổi chuẩn. Tình huống quen thuộc của nhà phân phối: nhập nước giải khát theo thùng (1 thùng = 24 chai), bán cho đại lý theo thùng, nhưng bán lẻ cho khách vãng lai theo chai. Kế toán ghi trên sổ "còn 10 thùng", trong khi thủ kho biết kho chỉ còn 6 thùng nguyên và 60 chai lẻ. Hai người nói hai thứ tiếng, số liệu không bao giờ gặp nhau.

2. Ghi nhầm đơn vị trên phiếu nhập, phiếu xuất. Giờ cao điểm, thủ kho vội ghi "nhập 20" vào phiếu mà quên ghi 20 thùng hay 20 chai. Người nhập liệu phía sau tự đoán — đoán sai một lần, tồn kho lệch gấp 24 lần vì 1 thùng bằng 24 chai. Sai số kiểu này cộng dồn cả tháng thì kiểm kê cuối kỳ lệch cả núi.

3. Xuất lẻ không qua phiếu xuất kho. Bán lẻ vài chai cho khách qua đường, lấy hàng làm mẫu cho nhân viên bán hàng, biếu tặng đối tác — những lần xuất lẻ này thường không có phiếu xuất kho. Sổ vẫn ghi nguyên thùng, kho thật thì vơi dần từng ngày. Đến lúc kiểm kê, chênh lệch không giải thích được đành ghi vào "hao hụt".

4. Mỗi người một cách ghi. Kế toán thích ghi theo thùng vì hóa đơn mua ghi thùng; thủ kho đếm theo chai vì mở thùng ra kiểm; nhân viên bán hàng báo số tồn theo trí nhớ. Không có quy tắc chung, mỗi bộ phận một đơn vị, thì đối chiếu là việc bất khả thi.

Quy trình 4 bước chuẩn hóa đơn vị tính

Bước 1: Khai báo đơn vị tính và bảng quy đổi cho từng mặt hàng. Với mỗi mặt hàng, chọn một đơn vị tính cơ bản — ví dụ chai — và ghi rõ quy đổi: 1 thùng = 24 chai, 1 lốc = 6 chai. Bảng quy đổi này là tài liệu chung của công ty, dán ở kho, gửi cho kế toán và bộ phận bán hàng. Không ai được tự ý đổi cách ghi.

Bước 2: Mọi phiếu nhập, phiếu xuất đều ghi rõ đơn vị tính. Phiếu nhập ghi "20 thùng", phiếu xuất ghi "30 chai" — không bao giờ ghi con số trơ trọi. Khi nhập liệu, số lượng luôn đi kèm đơn vị tính. Quy tắc đơn giản này loại bỏ gần hết lỗi đoán mò ở bước nhập liệu. Đọc thêm về chứng từ kho đúng chuẩn: Phiếu nhập, phiếu xuất và chuyển đổi sản phẩm nhiều quy cách.

Bước 3: Kiểm kê định kỳ, đối chiếu theo đơn vị cơ bản. Mỗi tháng một lần, thủ kho kiểm kê và quy hết về đơn vị cơ bản: 6 thùng nguyên cộng 60 chai lẻ thành 204 chai. Số tồn trên sổ cũng quy về chai rồi mới so — lệch ở đâu thấy ngay, không còn cảnh cãi nhau vì "anh ghi thùng, tôi đếm chai". Cách kiểm kê nhanh, ít lệch: Kiểm kê kho cuối tháng: đối chiếu số thật với hệ thống.

Bước 4: Phân quyền duyệt phiếu và ghi nhật ký. Người lập phiếu không tự duyệt; mọi phiếu nhập, phiếu xuất đều có người duyệt và ghi nhật ký ai làm, lúc nào, lý do gì. Đơn vị tính là dữ liệu gốc của kho — đổi bảng quy đổi hay sửa phiếu đã duyệt đều phải qua người có quyền, không sửa ngầm.

ZONO gom đơn vị tính về một hệ thống

Làm thủ công theo 4 bước trên đã đỡ lệch rất nhiều, nhưng vẫn còn khâu nặng: nhập liệu tay, quy đổi tay, đối chiếu tay. ZONO - Vận Hành Tinh Gọn tự động phần này: danh mục hàng hóa khai báo đơn vị tính ngay từ đầu; mỗi phiếu nhập, phiếu xuất đều ghi rõ số lượng kèm đơn vị tính; tồn kho theo lô (FIFO) nên biết chính xác lô nào nhập trước, xuất trước; nhập kho từ hóa đơn mua để số kho khớp với hóa đơn đầu vào. Người lập phiếu không tự duyệt, các thao tác quan trọng có nhật ký thao tác — số đã chốt không sửa ngầm.

Đơn vị tính nghe thì nhỏ, nhưng là nền móng của mọi con số kho. Chuẩn hóa nó một lần, cả công ty dùng chung một thứ tiếng — và từ đó mọi báo cáo tồn kho mới đáng tin.

Đăng ký dùng thử miễn phí 3 tháng tại zono.vn/dang-ky.

Hỏi đáp

Một mặt hàng có thể dùng mấy đơn vị tính?

Không giới hạn, miễn là mọi đơn vị đều quy đổi được về một đơn vị cơ bản duy nhất, và mỗi chứng từ chỉ ghi một đơn vị tính rõ ràng. Nguyên tắc cứng: không bao giờ ghi con số trơ trọi không kèm đơn vị.

Công ty chỉ bán sỉ theo thùng, có cần chuẩn hóa đơn vị tính lẻ không?

Cần. Hàng mẫu, hàng dùng thử, hàng biếu tặng và hàng khuyến mãi kèm đều là xuất lẻ — không ghi phiếu theo đơn vị lẻ thì kho lệch âm thầm mỗi tháng mà kiểm kê mới phát hiện.

Sổ kho đang ghi sai đơn vị từ lâu, bắt đầu chuẩn hóa từ đâu?

Kiểm kê thực tế một lần, chốt số tồn thật rồi quy hết về đơn vị cơ bản; từ thời điểm chốt, mọi phiếu mới đều ghi đúng đơn vị. Không cố sửa ngược toàn bộ quá khứ — tốn công mà không tăng độ tin cậy của số liệu.

Nhân viên kho lớn tuổi, không rành máy tính thì lập phiếu thế nào?

Dùng phiếu mẫu in sẵn: chỉ điền số và khoanh tròn đơn vị tính. Quan trọng là quy tắc chung cho cả công ty, không phải công nghệ phức tạp. Với ZONO, nhân viên lập phiếu kho ngay trên ứng dụng di động tại kho.