Tin tức › Kho vận

Chuyển kho giữa các kho: vì sao số tồn hay lệch

ZONO · 26/10/2026 · 7 phút đọc

Ý chính
Chuyển kho giữa các kho lệch số tồn vì hàng đi trước phiếu đi sau và hai kho ghi số theo hai cách khác nhau, không phải vì đếm sai một lần.
Bốn lý do gây lệch: hàng đi trước phiếu, nhầm mã hoặc lô hoặc đơn vị tính, hai kho cùng sửa một số mà không ai xác nhận, và chuyển kho không qua phiếu nên kiểm kê không truy được.
Quy trình bốn bước không lệch số: lập phiếu đủ mã, lô, số lượng, kho đi và kho đến trước khi xe chạy; kho đến kiểm đếm và xác nhận ngay khi nhận; đối chiếu và khóa chuyến trong ngày; chuyển đúng mức tồn tối thiểu.
Trên ZONO, phiếu nhập và phiếu xuất ghi rõ kho nguồn và kho đích trên một dữ liệu chung, tồn kho theo lô giúp truy từng chuyến chuyển kho khi kiểm kê.

Chuyển kho giữa các kho hay làm lệch số tồn không phải vì nhân viên đếm sai một lần, mà vì hàng đã đi khỏi kho này nhưng số vẫn chưa rời khỏi kho đó. Kho A trừ hàng trên giấy, kho B cộng hàng bằng trí nhớ, giữa hai kho không có một phiếu chung để đối chiếu. ## Vì sao chuyển kho giữa các kho hay làm lệch số tồn?

Trả lời thẳng: vì hàng di chuyển nhanh hơn giấy tờ, và hai kho ghi số theo hai cách khác nhau. Lệch số không bắt đầu ở lúc kiểm kê, mà bắt đầu ở lúc xe chạy.

Hàng đi trước, phiếu đi sau. Kho cần hàng gấp thì bốc hàng lên xe trước, phiếu chuyển ghi sau khi xe đã về. Giữa lúc đó, kho đi vẫn hiện còn hàng, kho đến chưa thấy hàng về, người bán hàng nhìn số tồn không biết nên hứa với khách thế nào. Phiếu ghi sau thường ghi theo trí nhớ, mà trí nhớ sau một ngày làm việc hiếm khi nhớ đúng từng mã, từng lô.

Nhầm mã hàng, nhầm lô hàng, nhầm đơn vị tính. Hai mã hàng gần giống nhau, hai lô hàng cùng một sản phẩm nhưng hạn khác nhau, một thùng có mười hộp mà ghi thành một hộp: chỉ một lỗi nhỏ ở chuyến chuyển kho cũng đủ làm tồn kho lệch cả tuần. Hai kho cùng sửa một con số, không ai xác nhận. Kho đi ghi đã xuất, kho đến ghi chưa nhận đủ, mỗi bên giữ một bản ghi riêng. Không có bước kho đến xác nhận đã nhận đủ số hàng thì mọi chênh lệch đều trở thành tranh cãi: bên này nói đã giao đủ, bên kia nói chỉ nhận được một nửa. Chuyển kho không qua phiếu nên kiểm kê không truy được. Đến kỳ kiểm kê, kho thừa ở chỗ này, thiếu ở chỗ kia, nhưng không có phiếu chuyển kho để đối chiếu từng chuyến. Người kiểm kê chỉ còn cách đếm lại toàn bộ hai kho, vừa mất thời gian vừa chưa chắc tìm ra chuyến gây lệch, vì hàng đã bán đi một phần từ kho đến.

Quy trình chuyển kho bốn bước không lệch số

Muốn chuyển kho giữa các kho không lệch số thì giữ một nguyên tắc: hàng chưa có phiếu thì chưa đi, hàng chưa được xác nhận thì chưa tính là đã đến. Bốn bước dưới đây áp dụng được ngay, kể cả khi doanh nghiệp vẫn đang ghi phiếu bằng giấy.

Bước 1: lập phiếu trước khi xe chạy, ghi đủ năm thông tin. Mỗi chuyến chuyển kho cần một phiếu ghi rõ mã hàng, lô hàng, số lượng kèm đơn vị tính, kho đi và kho đến. Người lập phiếu đếm hàng cùng người bốc hàng, không đếm sau khi hàng đã lên xe. Phiếu này là căn cứ duy nhất để hai kho đối chiếu, nên không ghi tắt mã hàng, không ghi chung chung là một lô hàng.

Bước 2: kho đến kiểm đếm và xác nhận ngay khi nhận hàng. Khi hàng tới kho đến, người nhận đếm lại từng mã, từng lô theo đúng phiếu, rồi ký xác nhận đã nhận đủ hoặc ghi rõ phần thiếu, phần hỏng. Nếu có chênh lệch thì ghi ngay trên phiếu lúc nhận, không để đến hôm sau mới báo lại, vì lúc đó hàng đã xếp lên kệ và không còn đếm lại được.

Bước 3: đối chiếu phiếu chuyển kho cuối ngày, khóa chuyến trong ngày. Cuối ngày, người phụ trách đối chiếu phiếu xuất của kho đi với phiếu nhập của kho đến: chuyến nào hai bên khớp thì khóa lại, chuyến nào lệch thì xử lý ngay trong ngày, khi người giao và người nhận vẫn còn nhớ rõ chuyến hàng. Bước 4: đặt mức tồn tối thiểu cho kho đến trước khi chuyển. Chuyển kho chỉ nên diễn ra khi kho đến sắp chạm mức tồn tối thiểu, và số lượng chuyển phải đủ dùng đến lần chuyển sau. Mức tồn tối thiểu là căn cứ để quyết định chuyển bao nhiêu, thay vì chuyển theo cảm giác.

ZONO giúp khâu chuyển kho nào bớt lệch?

ZONO - Vận Hành Tinh Gọn gom kho của doanh nghiệp về một hệ thống dùng chung một dữ liệu, nên phiếu xuất ở kho đi và phiếu nhập ở kho đến không còn là hai bản ghi riêng. Mỗi lần chuyển hàng được ghi bằng phiếu nhập, phiếu xuất rõ kho nguồn và kho đích, người lập không tự duyệt phiếu của mình, và thao tác quan trọng có nhật ký nên số đã chốt không sửa ngầm. Tồn kho theo lô giúp phân biệt lô hàng này với lô hàng khác khi chuyển kho, thay vì chỉ ghi chung một mã hàng. Kiểm kê kho cuối tháng vì thế cũng nhẹ hơn: chênh lệch nếu có thì truy được về từng phiếu chuyển kho, thay vì đếm lại toàn bộ hai kho.

Chuyển kho giữa các kho lệch số không phải vì kho nhiều, mà vì giữa hai kho thiếu một phiếu chung và thiếu một người xác nhận. Lập phiếu trước khi xe chạy, kho đến đếm và xác nhận ngay khi nhận, đối chiếu và khóa chuyến trong ngày, rồi chuyển đúng mức tồn tối thiểu, thì số tồn hai kho sẽ khớp nhau mà không cần đếm lại. Doanh nghiệp muốn thử cách làm này có thể đăng ký dùng thử ZONO miễn phí 3 tháng tại zono.vn.

Hỏi đáp

Vì sao chuyển kho giữa các kho hay làm lệch số tồn?

Vì hàng di chuyển nhanh hơn giấy tờ và hai kho ghi số theo hai cách khác nhau: hàng đi trước phiếu đi sau, nhầm mã hoặc lô, và không có bước kho đến xác nhận đã nhận đủ hàng.

Phiếu chuyển kho cần ghi những gì?

Phiếu chuyển kho cần ghi đủ mã hàng, lô hàng, số lượng kèm đơn vị tính, kho đi và kho đến, và phải lập trước khi xe chạy, đếm hàng cùng người bốc hàng.

Kho đến cần làm gì khi nhận hàng chuyển kho?

Kho đến đếm lại từng mã, từng lô theo đúng phiếu, ký xác nhận đã nhận đủ hoặc ghi rõ phần thiếu, phần hỏng ngay lúc nhận, không để đến hôm sau mới báo lại.

ZONO giúp chuyển kho bớt lệch số như thế nào?

Trên ZONO, phiếu nhập và phiếu xuất ghi rõ kho nguồn và kho đích trên một dữ liệu chung, người lập không tự duyệt phiếu của mình, thao tác quan trọng có nhật ký, và tồn kho theo lô giúp truy từng chuyến chuyển kho khi kiểm kê.