Tin tức › Quản trị

Không biết dự án nào lỗ: cách quản lý nhiều dự án

ZONO · 30/10/2026 · 8 phút đọc

Ý chính
Không biết dự án nào lỗ vì chi phí chung lẫn lộn: muốn biết phải tách doanh thu và chi phí theo từng mã dự án.
Bốn nguyên nhân: chi phí chung không phân bổ, tạm ứng không gắn dự án, doanh thu tính theo hợp đồng nhưng chi phí tính theo tháng, dự án lãi bù lỗ cho dự án lỗ mà chủ không biết.
Quy trình 4 bước: mỗi dự án một mã và một ngân sách, mọi thu chi gắn đúng mã, quyết toán tạm ứng theo dự án không gộp, chốt lãi lỗ từng dự án định kỳ.
Dự án lỗ 2 kỳ liên tiếp thì xem lại báo giá, chi phí phát sinh và cách phân bổ chi phí chung trước khi kết luận.
Trên ZONO, phiếu chi bắt buộc chọn dự án, chi vượt ngân sách tự chuyển lên duyệt theo hạn mức, báo cáo lãi lỗ theo dự án xem được trên điện thoại.

Quản lý nhiều dự án mà không biết dự án nào đang lỗ thường bắt đầu từ một thói quen: gom chung mọi thu chi của cả công ty vào một chỗ. Muốn biết dự án nào đang lỗ, phải tách được doanh thu và chi phí theo từng dự án — từng hợp đồng, từng khoản tạm ứng, từng hóa đơn đều phải gắn với đúng dự án của nó.

Vì sao chạy 3 dự án mà không biết dự án nào lỗ

Trả lời thẳng: vì chi phí chung lẫn lộn và không có lãi lỗ riêng cho từng dự án.

Chi phí chung không phân bổ. Lương nhân viên làm hai dự án, tiền văn phòng, xăng xe đi lại — ghi chung một cục, không dự án nào chịu, hoặc chia đều một cách cảm tính. Cuối tháng nhìn vào chỉ thấy tổng chi phí, không biết dự án nào "ăn" bao nhiêu.

Tạm ứng và quyết toán không gắn dự án. Nhân viên ứng tiền đi công trình A, mua vật tư cho công trình B, rồi quyết toán gộp một lần. Kế toán nhận một xấp hóa đơn không ghi dự án nào, đành hạch toán chung — thế là mất dấu từ đây.

Doanh thu tính theo hợp đồng, chi phí tính theo tháng. Hợp đồng dự án A ký tháng 3, nghiệm thu tháng 6, nhưng chi phí phát sinh rải rác suốt 4 tháng. Nhìn theo tháng thì tháng nào cũng lỗ, nhìn theo dự án thì chưa ai tính — nên chẳng ai biết thực tế ra sao.

Dự án lãi bù lỗ cho dự án lỗ mà chủ không biết. Tổng công ty vẫn có lãi nên chủ yên tâm, nhưng thực chất dự án B đang âm thầm ăn hết lợi nhuận của dự án A — và cứ thế được nhận thêm việc mới.

Cách quản lý nhiều dự án không để lọt lỗ

Trả lời thẳng: mở mã dự án riêng, bắt mọi khoản thu chi gắn đúng mã, chốt ngân sách từng dự án từ đầu, và đối chiếu lãi lỗ theo dự án định kỳ. Bốn bước dưới đây áp dụng được ngay.

Bước 1 — Mỗi dự án một mã, một ngân sách. Dự án nào cũng có mã riêng và ngân sách được duyệt trước khi chạy: nhân công, vật tư, chi phí chung phân bổ. Không có ngân sách thì không có mốc để so, và mọi con số sau đó đều vô nghĩa.

Bước 2 — Mọi khoản thu chi gắn đúng mã dự án. Tạm ứng, phiếu chi, hóa đơn đầu vào, hóa đơn bán ra — tất cả đều phải chọn dự án. Khoản nào không gắn trực tiếp được, ví dụ chi phí chung thật sự, thì phân bổ theo tỷ lệ đã thống nhất từ đầu, như theo doanh thu từng dự án, và ghi rõ cách phân bổ để cuối năm còn đối chiếu được.

Bước 3 — Quyết toán tạm ứng theo dự án, không gộp. Nhân viên đi hai công trình thì quyết toán hai lần, mỗi lần một mã dự án. Gộp chung một lần cho "tiện" là mất dấu ngay.

Bước 4 — Chốt lãi lỗ từng dự án định kỳ. Cuối tuần hoặc cuối tháng: lấy doanh thu của dự án theo hợp đồng và nghiệm thu trừ đi chi phí đã gắn mã dự án đó. Dự án nào lỗ hai kỳ liên tiếp thì phải dừng lại xem: báo giá ban đầu thấp, phát sinh không được kiểm soát, hay cách phân bổ chi phí chung chưa hợp lý.

ZONO làm thay phần nặng nhất

Trả lời thẳng: phần nặng nhất của quản lý nhiều dự án là bắt mọi khoản thu chi "nhớ" đúng dự án của nó và tự tổng hợp lãi lỗ theo dự án — ZONO làm đúng việc này.

Dự án và công việc gắn với tiền. Mỗi dự án có không gian riêng: công việc theo dõi bằng Kanban, ngân sách, tạm ứng và quyết toán gắn đúng dự án. Nhân viên tạo phiếu chi là phải chọn dự án — không chọn không lưu được, nên không còn khoản "treo" không biết của ai. Cách tổ chức công việc theo dự án này cũng giúp quản lý tiến độ dự án bằng Kanban chính xác hơn, vì tiến độ và chi phí nằm chung một chỗ.

Phê duyệt theo hạn mức. Chi phí vượt ngân sách của dự án tự động chuyển lên người có thẩm quyền duyệt. Chủ không cần soi từng phiếu chi, chỉ cần duyệt những khoản vượt ngưỡng — đúng tinh thần của một quy trình duyệt chi phí và tạm ứng gọn nhẹ.

Hóa đơn gắn hợp đồng của đúng dự án. Hóa đơn bán ra gắn với hợp đồng thuộc dự án nào thì doanh thu tính cho dự án đó, luôn khớp với tiến độ nghiệm thu. Không còn cảnh cộng nhầm doanh thu dự án này sang dự án kia.

Báo cáo điều hành theo từng dự án. Mở điện thoại là thấy dự án nào đang lãi, dự án nào đang lỗ, khoản nào sắp vượt ngân sách. Đi công tác vẫn duyệt được chứng từ trên app, và việc kiểm soát chi phí theo ngân sách hợp đồng không đứng lại vì sếp vắng mặt.

Bạn có thể bắt đầu bằng cách mở mã riêng cho từng dự án đang chạy và yêu cầu mọi phiếu chi từ tuần này phải gắn mã dự án. Đăng ký dùng thử miễn phí 3 tháng tại zono.vn — đủ thời gian để thấy dự án nào đang nuôi dự án nào trong công ty mình. Khi đã tách được lãi lỗ từng dự án, bước tiếp theo là nhìn xa hơn với dự báo dòng tiền cho doanh nghiệp nhỏ.

Hỏi đáp

Công ty chỉ có 2-3 dự án nhỏ có cần quản lý theo dự án không?

Càng ít dự án càng dễ làm, và càng cần làm sớm: thói quen gắn mã dự án hình thành lúc nhỏ thì khi lên 10 dự án không phải đập đi làm lại. Dự án lỗ hay lãi không phụ thuộc vào số lượng dự án, mà phụ thuộc vào việc có tách được thu chi theo dự án hay không.

Chi phí chung như lương văn phòng, tiền thuê mặt bằng phân bổ thế nào?

Chọn một tỷ lệ thống nhất từ đầu năm và giữ nguyên cả năm: phổ biến nhất là theo tỷ trọng doanh thu từng dự án, hoặc theo số giờ nhân công. Quan trọng là nhất quán, không đổi cách tính giữa chừng khiến các kỳ không so sánh được với nhau.

Dự án lỗ 2 tháng liên tiếp thì xử lý ra sao?

Dừng lại xem 3 khả năng: báo giá ban đầu thấp so với thực tế, chi phí phát sinh không được kiểm soát, hoặc phân bổ chi phí chung chưa hợp lý. Đừng vội kết luận dự án dở — nhiều dự án 'lỗ' chỉ vì đang gánh chi phí chung quá nặng.

Quản lý nhiều dự án khác gì quản lý tiến độ một dự án?

Quản lý tiến độ trả lời 'việc đến đâu rồi', quản lý nhiều dự án trả lời thêm 'tiền của từng dự án ra sao'. Một dự án đúng tiến độ vẫn có thể đang lỗ nếu chi phí vượt ngân sách — đó là lý do cần lãi lỗ riêng cho từng dự án.