Tin tức › Bán hàng
Khách cũ quay lại: giữ lịch sử giá bán, đừng báo mò
ZONO · 31/10/2026 · 8 phút đọc
Ý chính
- Lịch sử giá bán bị lệch khi giá đã bán cho khách cũ không được lưu ở đâu: nằm trong đầu nhân viên, trong file Excel cũ, mỗi người báo một kiểu, báo giá cũ không lưu theo khách.
- Bốn nguyên nhân chính: giá chỉ nằm trong đầu nhân viên cũ; bảng giá Excel lạc hậu mỗi người một bản; sếp và nhân viên báo khác nhau cho cùng một khách; báo giá cũ không lưu theo khách nên không tra lại được.
- Quy trình 4 bước áp dụng ngay: lưu mọi báo giá kèm tên khách, ngày báo và giá chốt; tra cứu giá đã bán cho khách đó trước khi báo giá mới; một bảng giá chuẩn cho từng nhóm khách; chốt giá bằng chứng từ liên thông, không báo miệng.
- ZONO - Vận Hành Tinh Gọn tự động phần nặng nhất: mọi báo giá, đơn mua, hợp đồng và hóa đơn đã xác nhận của một khách đều nằm trên hồ sơ khách hàng; báo giá qua duyệt mới được gửi, người lập không tự duyệt; tra cứu và duyệt báo giá ngay trên ứng dụng di động.
Khách cũ quay lại mua thêm, nhân viên hỏi "giá sao rồi anh?" — và vì không ai nhớ lần trước đã bán cho vị khách này bao nhiêu, người ta báo mò. Báo cao hơn lần trước thì khách nghi "sao bữa trước rẻ hơn", báo thấp thì công ty lỗ mà không hay. Trả lời thẳng: cách duy nhất không bao giờ báo mò là giữ một lịch sử giá bán theo từng khách, tra trong một phút trước khi báo giá — và mọi báo giá mới đều phải nối với lịch sử đó.
Bài này chỉ ra 4 nguyên nhân khiến giá bán cho khách cũ cứ lệch dần, và quy trình 4 bước giữ lịch sử giá bán áp dụng được ngay kể cả khi chưa có phần mềm.
Vì sao báo giá cho khách cũ hay lệch
Giá bán cho khách cũ không lệch vì nhân viên gian lận, mà vì cả công ty không có chỗ nào ghi "khách này, món này, lần trước bán bao nhiêu". Bốn nguyên nhân hay gặp nhất:
1. Giá bán chỉ nằm trong đầu nhân viên cũ. Anh bán hàng phụ trách khách này hai năm, nhớ giá từng món như nhớ tên con. Ngày anh nghỉ việc, toàn bộ giá đã bán cho mấy chục khách biến mất cùng anh. Nhân viên mới tiếp quản chỉ còn cách hỏi khách "lần trước anh mua bao nhiêu?" — và thế là công ty mất quyền chủ động về giá.
2. Bảng giá Excel lạc hậu, mỗi người một bản. Bảng giá chuẩn nằm ở file Excel trên máy kế toán, cập nhật lần gần nhất từ năm ngoái. Nhân viên bán hàng lưu bản cũ trên máy mình, cộng thêm giá đã giảm cho khách qua tin nhắn Zalo không ai cập nhật vào file. Khách cũ quay lại lần này, ba người trong công ty có thể báo ba mức giá cho cùng một món.
3. Mỗi người báo một kiểu với cùng một khách. Sếp giảm 5% cho khách thân qua điện thoại; nhân viên không biết, báo lại giá niêm yết; khách đáp "bữa trước em giảm còn nhiêu đó mà". Tình huống này không chỉ mất uy tín — nó còn biến mọi lần giảm giá thành chuẩn mới để khách ép giá lần sau. Vấn đề báo giá thống nhất: Báo giá mỗi người một kiểu, khách hỏi lại là lộ.
4. Báo giá cũ không lưu theo khách, chỉ lưu theo hóa đơn. Hóa đơn có đầy đủ giá bán, nhưng tìm lại hóa đơn cũ của một khách mất cả buổi vì chứng từ nằm rải rác mỗi nơi một mảnh. Báo giá thì càng tệ: gửi qua Zalo, khách chốt qua Zalo, hết cuộc chat là hết dấu vết. Cách tra lại chứng từ cũ: Tìm lại hóa đơn cũ trong 1 phút, khỏi lục cả buổi.
Quy trình 4 bước giữ lịch sử giá bán
Bước 1: Lưu mọi báo giá kèm tên khách, ngày báo và giá chốt. Không có báo giá nào được gửi đi mà không có bản lưu: khách nào, mặt hàng nào, số lượng nào, giá bao nhiêu, ngày nào. Báo giá qua Zalo thì chụp lại lưu vào hồ sơ khách. Quy tắc này một mình đã loại bỏ phần lớn tình trạng "không biết lần trước bán bao nhiêu".
Bước 2: Tra cứu giá đã bán cho khách đó trước khi báo giá mới. Nhân viên báo giá cho khách cũ phải làm một việc duy nhất trước khi mở miệng: xem lại lần gần nhất khách này mua món đó giá bao nhiêu. Báo giá mới phải nối với giá cũ — tăng vì giá nhập tăng thì giải thích rõ, giảm vì khách mua nhiều thì ghi rõ lý do. Cách theo dõi báo giá không để quên: Theo dõi báo giá: không bỏ quên một đơn nào.
Bước 3: Một bảng giá chuẩn cho từng nhóm khách, không báo giá tùy hứng. Khách sỉ, khách lẻ, khách thân thiết — mỗi nhóm một mức giá chuẩn, cập nhật cùng lúc cho cả công ty. Muốn giảm sâu hơn phải qua người có quyền duyệt. Báo giá theo nhóm là lá chắn cho nhân viên khi khách hỏi "sao bữa trước rẻ hơn": vì mọi lần giảm đều có hồ sơ.
Bước 4: Chốt giá bằng chứng từ liên thông, không báo miệng. Báo giá được duyệt → thành đơn hàng → hợp đồng → hóa đơn, giá theo suốt chuỗi chứng từ. Không báo miệng ngoài chứng từ, vì giá miệng không vào lịch sử được.
ZONO lưu lịch sử giá bán tự động theo từng khách
Làm thủ công theo 4 bước trên đã hết báo mò, nhưng khâu nặng nhất là tra cứu: lần nào cũng lục lại báo giá cũ, hóa đơn cũ, tin nhắn cũ. ZONO - Vận Hành Tinh Gọn tự động phần này: mọi báo giá, đơn mua, hợp đồng và hóa đơn đã xác nhận của một khách đều nằm trên hồ sơ khách hàng của khách đó — mở hồ sơ ra là thấy ngay lần gần nhất đã bán món này giá bao nhiêu, không cần lục lại.
Báo giá qua duyệt mới được gửi, người lập không tự duyệt, mỗi lần giảm giá có nhật ký ai làm, lúc nào, lý do gì. Nhân viên tra cứu và duyệt báo giá ngay trên ứng dụng di động khi đang gặp khách, và báo cáo điều hành đọc từ dữ liệu đã xác nhận nên sếp thấy được giá thực tế đang bán cho từng nhóm khách.
Lịch sử giá bán nghe thì nhỏ, nhưng là chỗ dựa duy nhất khi khách cũ quay lại và hỏi "lần này giá sao". Giữ nó một lần, công ty không bao giờ phải báo mò nữa.
Đăng ký dùng thử miễn phí 3 tháng tại zono.vn/dang-ky.
Hỏi đáp
Công ty bán hàng không có báo giá, chỉ báo miệng thì bắt đầu giữ lịch sử giá từ đâu?
Bắt đầu ngay từ đơn tiếp theo: mỗi lần chốt giá cho khách, ghi lại vào hồ sơ khách — tên khách, mặt hàng, số lượng, giá, ngày. Ba tháng sau bạn đã có lịch sử giá dùng được, không cần chờ có hệ thống hoàn chỉnh.
Giá nhập tăng nên phải tăng giá bán cho khách cũ, giải thích thế nào cho khách không mất lòng?
Mở đúng giá đã bán lần trước cho khách xem, nói rõ giá nhập tăng bao nhiêu nên giá bán mới là bao nhiêu. Khách cũ chấp nhận tăng giá có lý do, nhưng sẽ phản ứng mạnh với tăng giá không giải thích được.
Nhân viên cũ nghỉ, khách cũ vẫn mua — làm sao biết trước đây bán giá nào?
Tra lại báo giá, hóa đơn và chứng từ cũ của khách đó trong hồ sơ khách hàng. Đây là lý do lịch sử giá phải là tài sản của công ty, không phải trí nhớ của một nhân viên.
Có nên giữ một giá cố định cho khách thân thiết dù giá nhập biến động?
Không nên giữ giá cứng, vì công ty gánh hết rủi ro biến động. Thay vào đó, giữ một mức chiết khấu cố định cho khách thân trên bảng giá chuẩn — giá bán thay đổi theo giá nhập nhưng mức ưu đãi của khách luôn rõ ràng và có hồ sơ.